[행복청] 세종시의 똑똑한 회의, '영상회의'로 시작합니다!

세종시의 똑똑한 회의, '영상회의'로 시작합니다!

'회의', 단어만 들어도 벌써부터 지루한 느낌이 듭니다. 하지만 세종특별자치시가 하면 이 회의마저 최첨단 시스템으로 더 이상 지루하지 않습니다. 세종시는 지난 2월 12일 오전에 개최된 주간 간부회의를 시작점으로 삼아 행정부시장의 주재로 개최되는 다양한 주제의 회의를 영상회의로 진행하고 있습니다.

▲ 영상회의를 통해 기존의 회의모습이 크게 바뀔 것으로 보인다. (출처 : 해외문화홍보원)

그 동안 책상에서 서류를 넘겨보며 서로의 의견 교환이 다소 적게 느껴졌던 것에 비하면 굉장히 스마트한 회의 시스템이라고 할 수 있습니다. 특히 상호간의 모습을 통해 실제 회의와 다름 없는 시스템을 구축하다 보니, 의견 교환이 더욱 자유로워지고 더 좋은 의견을 제시하는 데에 큰 몫을 해내고 있다고 합니다. 

뿐만 아니라 불필요한 대면 회의를 줄일 수 있어서 시간적으로 효용성이 높은 회의 시스템이라고 할 수 있습니다. 행정의 효율을 극대화 하기 위한 전략적인 시스템인 것이죠. 이 영상회의 시스템은 디지털 기술을 활용한 정부 3.0 시책 중의 하나로, 회의실이나 회의를 위한 별도의 공간에 사람들이 삼삼오오 직접 모이지 않아도 각자 사무실 등 영상회의가 가능한 장소에서 컴퓨터에 접속하여 실시간으로 회의에 참여할 수 있는 기술체계로 각광받고 있습니다. 

이러한 '행정협업 시스템'은 기관 내에서의 각종 회의에 사용될 뿐만 아니라, 기관 간의 영상회의 및 정부기관에서 상호 커뮤니케이션이 가능한 공통 메신저 기능, 자료를 손쉽게 공유할 수 있는 기능을 함께 갖추고 있어서 진정한 스마트 협업 업무 시스템의 대표주자가 될 것으로 전망하고 있습니다. 그 동안 결재를 위해 거쳐야 했던 복잡한 행정절차를 간소화 했기 때문에 국민의 생활편의와 관련된 사항들도 빠르게 처리할 수 있어서 시민들의 기대 또한 높아지고 있습니다. 

정부3.0의 핵심 사안 중 하나인 '부처간 칸막이 제거'를 또 다른 시각으로 접근하여 회의 시스템을 개선한 이번 영상 회의 시스템은 연간 500여회에 달하는 회의에 사용됨으로써 연간 출장이 1억 3천여만원을 절약하는 효과도 있다고 합니다. 이러한 영상 회의를 적극적으로 활성화함으로 인해 세종특별시 뿐만 아니라 정부의 중요회의에도 영상회의가 적극 이용되고 있다고 하니, 앞으로의 활용 방안이 더욱 기대됩니다.